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La Boîte à Secrets

agence evenementielle , événementiel 5 avril 2023

La checklist avant de commencer à organiser votre événement professionnel

Organiser un événement pour l’entreprise dans laquelle on travaille n’est pas toujours si simple qu’il y paraît. Le directeur et les équipes attendent de vous un rassemblement mémorable et sans fausse note.

Découvrez notre checklist avant d’organiser un événement professionnel afin de vous aider au mieux dans l’organisation de celui-ci, que ce soit un séminaire, une journée d’étude, une activité de cohésion ou une soirée d’entreprise.

Nos préconisations débutent dès le cahier des charges ! Il est nécessaire de rassembler plusieurs informations auprès de votre direction (si vous n’êtes pas le décideur) afin de vous aider à prendre des décisions éclairées et à maximiser le succès de votre événement. 👇

Télécharger la checklist en pdf
les informations importantes à rassembler

avant de commencer à organiser votre événement

L'objectif de l'événement

Quels sont les objectifs de ce rassemblement ? Est-ce pour faire le bilan de l’année écoulée, motiver les équipes, former, lancer un nouveau produit… ?

Il est nécessaire de comprendre les objectifs de l’événement afin de planifier le programme et les activités adéquats.

le budget alloué

Quel est le budget alloué pour l’événement ? Il est important de connaître le budget afin de déterminer le type de prestations que vous pourrez intégrer à votre événement.

En effet, une multitude de prestations est disponible pour vos événements professionnels. Déterminer un budget vous permet de choisir : une certaine gamme hôtelière, le type d’activités, le type de restauration…

Le conseil Loire Secrets : S’il vous est difficile de déterminer un budget, peut-être pouvez-vous regarder ce qui avait été alloué pour les événements précédents ou pouvez-vous déterminer une fourchette de tarifs acceptables pour le décideur ? 

La localisation

Quelle est la localisation souhaitée ? Auprès de quelle ville l’événement doit-il se dérouler ?
Souhaitez-vous un site en ville facile d’accès en train ? Ou préférez-vous opter un lieu plus isolé au cœur de la nature ?

En plus de la localisation, quel type de lieu souhaitez-vous ? Un hôtel, un château, un site touristique incontournable ?

Ces informations permettront de faciliter les besoins logistiques qui en découlent.

La date de l'événement

Quelle est la date définie pour votre événement ?

Vous ne choisirez pas les mêmes prestations que ce soit en été ou en hiver. Préférez-vous un événement cocooning en intérieur ? Ou souhaitez-vous un rassemblement aux beaux jours en extérieur ?

Le conseil Loire Secrets : Il est important de savoir que pour les événements professionnels, les jeudi/vendredi des mois de mai/juin/septembre et octobre sont très prisés ! Si vous désirez organiser votre événement sur une de ces dates, anticipez ou choisissez un autre jour de la semaine (un plus grand choix de prestations s’offrira à vous).

Le transport

Devez-vous également organiser le transport pour votre événement ? 

Peut-être faudra t’il organiser du covoiturage entre les participants ? Ou prévoyez-vous un transport en autocar ou en minibus ?

le nombre et le profil
des participants

Quel est le nombre de convives attendus pour cet événement ? Il est nécessaire de connaître le nombre de participants pour planifier la restauration, le lieu de réception, l’hébergement, le transport…

Qui est invité à ce rassemblement ? Tous les collaborateurs de l’entreprise, une équipe spécifique, le comité de direction, des clients, des partenaires… ? Vous ne chercherez pas le même type d’activité selon les convives (activité fédératrice, spectacle…).

Le conseil Loire Secrets : Il est important de connaître le profil des convives et notamment des collaborateurs. Vous ne proposerez peut-être pas la même chose au service comptabilité qu’au service technique. Tandis que certains sont plus à l’aise dans des activités intellectuelles, d’autres préféreront des animations manuelles.

le type d'animations

Si vous avez besoin d’animations, que recherchez-vous ? 

  • Une activité de cohésion/un team building – où les convives sont acteurs de l’animation ; 
  • Un spectacle – où les convives regarde une animation sans y participer activement ;
  • Un animateur professionnel pendant une session de travail sur une thématique précise ou personnalisée à votre entreprise : conduite du changement, management, le bonheur au travail, intelligence collective…
Ce qui a déjà été fait les années précédentes

Savoir ce qui a déjà été fait les années précédentes vous permet de : 

  • Garder le même type de programme et d’événement si c’est le souhait, et cela vous fera gagner du temps.
  • Ne pas reproposer les mêmes activités, les mêmes lieux.
  • Avoir une idée de ce qui est attendu par la direction et les convives.
Le programme

Quel est le programme déterminé pour votre événement ? Combien de temps de travail avez-vous prévu ? Combien d’activités souhaitez-vous proposer ? Si vous désirez une partie hébergement, imaginez-vous des chambres individuelles ou partagées ?

Le conseil Loire Secrets : Si vous définissez bien votre programme dès le début, vos prestataires seront en mesure de faire une offre au plus juste de la prestation désirée et de bloquer le créneau demandé. Cela évitera également les nombreuses modifications qui vous feront perdre du temps à vous-même ainsi qu’aux prestataires.

En rassemblant ces informations clés, vous serez en mesure de planifier votre événement de manière plus efficace, de gagner du temps et de vous assurer une meilleure organisation. Cette checklist avant d’organiser votre événement professionnel sera un outil utile afin de rencontrer votre direction et d’être sûr de bien comprendre sa demande.

Télécharger la checklist en pdf

Rappelez-vous, vous êtes unique et chacun des projets mérite une attention particulière et une étude personnalisée pour répondre au plus juste à votre projet.

Si vous désirez laisser la coordination de votre événement professionnel entre les mains expertes d’une agence événementielle, Loire Secrets est en mesure de vous organiser un événement sur-mesure dans l’Ouest de la France : Val de Loire (Nantes, Angers, Saumur, le Mans, Tours, Blois, Orléans…), Normandie et Bretagne.

Notre agence connaît très bien les meilleurs acteurs locaux et pépites pour faire de vos rassemblements une réussite (restauration, animation, hôtellerie, transport…).

Découvrez les raisons pour lesquelles vous devriez faire appel à une agence événementielle pour l’organisation de votre événement professionnel. 

N’hésitez pas à nous contacter en ayant rempli cette checklist avant d’organiser un événement professionnel :
par mail : contact@loiresecrets.com
ou par téléphone 09 83 84 49 35

 

Pour tout autre secteur géographique, vous pouvez faire appel à une autre agence française répertoriée sur France DMC Alliance : https://www.france-dmc-alliance.com/

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