--- title: La checklist avant de commencer à organiser votre événement professionnel url: https://www.loiresecrets.fr/checklist-avant-organiser-evenement-professionnel/ lang: fr_FR type: post modified: 2023-04-05T13:51:36+02:00 --- # La checklist avant de commencer à organiser votre événement professionnel > Organiser un événement pour l'entreprise dans laquelle on travaille n'est pas toujours si simple qu'il y paraît. Le directeur et les équipes attendent de vous un rassemblement mémorable et sans fausse note. Découvrez notre checklist avant d'organiser un événement professionnel… **Organiser un événement** pour l’entreprise dans laquelle on travaille **n’est pas toujours si simple qu’il y paraît**. Le directeur et les équipes attendent de vous **un rassemblement mémorable et sans fausse note**. Découvrez notre checklist avant d’organiser un événement professionnel afin de **vous aider au mieux dans l’organisation de celui-ci**, que ce soit un séminaire, une journée d’étude, une activité de cohésion ou une soirée d’entreprise. **Nos préconisations débutent dès le cahier des charges ! **Il est nécessaire de **rassembler plusieurs informations auprès de votre direction** (si vous n’êtes pas le décideur) afin de vous aider à **prendre des décisions éclairées** et à **maximiser le succès** de votre événement.***** [Télécharger la checklist en pdf](https://www.loiresecrets.fr/wp-content/uploads/2023/04/Checklist-avant-dorganiser-un-evenement-LS.pdf) les informations importantes à rassembler ## avant de commencer à organiser votre événement * L'objectif de l'événement Quels sont les objectifs de ce rassemblement ? Est-ce pour **faire le bilan** de l’année écoulée, **motiver** les équipes, **former**, lancer un **nouveau produit**… ? Il est **nécessaire** de comprendre les objectifs de l’événement** afin de planifier le programme et les activités adéquats.** ** le budget alloué Quel est le budget alloué pour l’événement ? Il est important de connaître le budget** afin de déterminer le type de prestations que vous pourrez intégrer à votre événement**. En effet, une multitude de prestations est disponible pour vos événements professionnels. Déterminer un budget vous **permet de choisir : une certaine gamme hôtelière, le type d’activités, le type de restauration…** **Le conseil Loire Secrets :**S’il vous est difficile de déterminer un budget, peut-être pouvez-vous regarder ce qui avait été alloué pour les événements précédents ou pouvez-vous déterminer une fourchette de tarifs acceptables pour le décideur ?  ** La localisation Quelle est la localisation souhaitée ? **Auprès de quelle ville** l’événement doit-il se dérouler ? Souhaitez-vous un site en ville **facile d’accès en train** ? Ou préférez-vous opter **un lieu plus isolé au cœur de la nature** ? En plus de la localisation, **quel type de lieu** souhaitez-vous ? Un hôtel, un château, un site touristique incontournable ? Ces informations permettront de **faciliter les besoins logistiques** qui en découlent. ** La date de l'événement Quelle est la **date définie pour votre événement** ? **Vous ne choisirez pas les mêmes prestations que ce soit en été ou en hiver**. Préférez-vous un événement cocooning en intérieur ? Ou souhaitez-vous un rassemblement aux beaux jours en extérieur ? **Le conseil Loire Secrets :** Il est important de savoir que pour les événements professionnels, **les jeudi/vendredi des mois de mai/juin/septembre et octobre sont très prisés** ! Si vous désirez organiser votre événement sur une de ces dates, anticipez ou choisissez un autre jour de la semaine (un plus grand choix de prestations s’offrira à vous). ** Le transport Devez-vous également organiser le transport pour votre événement ?  Peut-être faudra t’il **organiser du covoiturage** entre les participants ? Ou prévoyez-vous **un transport en autocar ou en minibus** ? ** le nombre et le profil des participants Quel est le **nombre de convives attendus** pour cet événement ? Il est nécessaire de connaître le nombre de participants pour planifier la restauration, le lieu de réception, l’hébergement, le transport… **Qui est invité à ce rassemblement** ? Tous les collaborateurs de l’entreprise, une équipe spécifique, le comité de direction, des clients, des partenaires… ? Vous ne chercherez pas le même type d’activité selon les convives (activité fédératrice, spectacle…). **Le conseil Loire Secrets :** Il est important de connaître le profil des convives et notamment des collaborateurs. Vous ne proposerez peut-être pas la même chose au service comptabilité qu’au service technique. **Tandis que certains sont plus à l’aise dans des activités intellectuelles, d’autres préféreront des animations manuelles.** ** le type d'animations Si vous avez besoin d’animations, que recherchez-vous ?  - Une **activité de cohésion/un team building** – où les convives sont acteurs de l’animation ;  - Un **spectacle** – où les convives regarde une animation sans y participer activement ; - Un **animateur professionnel pendant une session de travail** sur une thématique précise ou personnalisée à votre entreprise : conduite du changement, management, le bonheur au travail, intelligence collective… ** Ce qui a déjà été fait les années précédentes Savoir ce qui a déjà été fait les années précédentes vous permet de :  - **Garder le même type de programme et d’événement si c’est le souhait**, et cela vous fera gagner du temps. - **Ne pas reproposer les mêmes activités, les mêmes lieux**. - Avoir **une idée de ce qui est attendu** par la direction et les convives. ** Le programme Quel est le programme déterminé pour votre événement ? Combien de** temps de travail** avez-vous prévu ? **Combien d’activités** souhaitez-vous proposer ? Si vous désirez une partie hébergement, imaginez-vous **des chambres individuelles ou partagées** ? **Le conseil Loire Secrets :** Si vous définissez bien votre programme dès le début, vos prestataires seront en mesure de **faire une offre au plus juste de la prestation désirée et de bloquer le créneau demandé**. Cela **évitera également les nombreuses modifications** qui vous feront perdre du temps à vous-même ainsi qu’aux prestataires. En rassemblant ces informations clés, vous serez en mesure de planifier votre événement de manière **plus efficace**, de **gagner du temps** et de vous assurer une **meilleure organisation**. Cette checklist avant d’organiser votre événement professionnel sera **un outil utile afin de rencontrer votre direction et d’être sûr de bien comprendre sa demande**. [Télécharger la checklist en pdf](https://www.loiresecrets.fr/wp-content/uploads/2023/04/Checklist-avant-dorganiser-un-evenement-LS.pdf) Rappelez-vous, vous êtes unique et **chacun des projets mérite une attention particulière et une étude personnalisée** pour répondre au plus juste à votre projet. Si vous désirez **laisser la coordination de votre événement professionnel entre les mains expertes d’une agence événementielle**, Loire Secrets est en mesure de vous organiser un événement sur-mesure dans l’Ouest de la France : Val de Loire (Nantes, Angers, Saumur, le Mans, Tours, Blois, Orléans…), Normandie et Bretagne. **Notre agence connaît très bien les meilleurs acteurs locaux et pépites pour faire de vos** rassemblements une réussite (restauration, animation, hôtellerie, transport…). Découvrez **[les raisons pour lesquelles vous devriez faire appel à une agence événementielle](https://www.loiresecrets.fr/pourquoi-choisir-agence-evenementielle/)**pour l’organisation de votre événement professionnel.  **N’hésitez pas à nous contacter en ayant rempli cette checklist avant d’organiser un événement professionnel : par mail : [contact@loiresecrets.com](mailto:contact@loiresecrets.com) ou par téléphone 09 83 84 49 35**   Pour tout autre secteur géographique, vous pouvez faire appel à une autre agence française répertoriée sur France DMC Alliance : **[https://www.france-dmc-alliance.com/](https://www.france-dmc-alliance.com/)**